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Hoy te voy a enseñar cómo hacer un registro de gastos e ingresos + balance general si eres freelancer, o sea, un balance que tenga en cuenta un ingreso variable o inestable.

Te he mencionado antes que es muy importante saber tus hábitos de gasto cotidiano para que sepas con exactitud cuánto cobrar por un trabajo freelance.

Así que espero que este tutorial te ayude a poner orden en tus finanzas y reafirmar tu método de cobro.

Incluí al final una plantilla gratuita descargable y enlaces a las herramientas que yo misma utilizo para llevar mis cuentas.

Te explicaré brevemente cómo utilizarlas y el razonamiento detrás del uso que les doy.

Este es el plan:

 Qué es un registro de gastos e ingresos Qué es un balance Para qué sirven Por qué los necesito Cómo me ayudan ¿Un balance no es el trabajo de un contador? Cómo hacer un registro de gastos Cómo empezar Técnicas Mi técnica Las mejores apps para registrar gastos Registro diario 2 para Android Expense Tracker para iOS Disclaimer Cómo lo hago Cómo hacer un balance Técnicas Mi técnica Por qué lo hago así Cómo está dividido Conclusión

Empecemos.

Qué es un registro de gastos e ingresos

Una técnica para saber con exactitud cuánto dinero ganas,  cuánto gastas y en qué, mediante la recopilación de tus datos de consumo.

Qué es un balance

Simple: Es la resta de gastos a tus ganancias.

Es decir, el dinero que te sobra de tu sueldo después de haber comprado todo lo que necesitas en el mes.

Para qué sirven

El fin es llevar un buen control de tus finanzas.

Organizar tus prioridades y cumplir aquellas metas que te propusiste que necesiten dinero para llevarlas a cabo.

Administrarte bien es una de las claves para poder llevar al éxito tu negocio freelance.

Por qué los necesito

Con un registro de gastos e ingresos podrás realizar un balance.

Gracias al él, podrás identificar:

  • Tus meses fuertes
  • Temporadas donde tienes menos ventas
  • Gasto mensual promedio
  • Capacidad de ahorro

Y a partir de esta información realizar:

  • Presupuesto mensual
  • Planificación de ahorro para tus metas
  • Desarrollo de estrategias de venta
  • Programación de vacaciones

Cómo me ayudan

Cuando eres freelance, tu sueldo varía mes con mes, y por lo tanto, saber administrarte es un hábito básico que tienes que adquirir para no vivir bien un mes y el que sigue ya no.

Con un presupuesto mensual podrás repartir tu ingreso de los meses con más trabajo a los que no te va tan bien.

Planificar tu ahorro te ayudará a alcanzar tus metas y deseos; evitar esos gastos impulsivos para que gastes en lo que disfrutas en serio y no en algo que sólo te da satisfacción momentánea.

Desarrollar una estrategia de venta una vez que hayas identificado los meses  bajos, te ayudará a que concentres tu esfuerzo en conseguir más clientes en esa época o por el contrario, aprovechar la carga baja de trabajo para tomar unas vacaciones.

¿Un balance no es el trabajo de un contador?

Sí y no.

Un balance lo debería hacer toda persona que reciba un sueldo o tenga gastos, independientemente de si sus ingresos provienen de un emprendimiento propio, o no.

Un contador se encargará del balance general dentro de un negocio, no de tus finanzas personales.

Contrata un profesional para ayudarte cuando te unas con un socio o tu negocio facture grandes cantidades.

Por el momento si sólo te rindes cuentas a ti mismo, haciéndolo tú solo estarás bien.

Eso sí, consulta a un contador para que te oriente sobre facturaciones, declaración y deducción de impuestos.

Cómo hacer un registro de gastos e ingresos

  1. Escoge tu método de registro
  2. Anota tus gastos durante el día
  3. Crea el hábito de hacerlo diario
  4. Espera a fin de mes
  5. Consulta tu balance

Cómo empezar

Comienza por anotar tus gastos hoy mismo.

Cuenta todo, sin excepción.

Desde los pagos grandes como una renta de vivienda, hasta los más chicos como la propina que le das todos los días al que te limpia el parabrisas.

Anotar cantidades pequeñas como las propinas puede parecer sin sentido, pero estos gastos constantes a veces resultan en una pérdida de efectivo más grande que los gastos que hacemos conscientemente.

Técnicas de registro

Hay muchas maneras de hacerlo y sólo tienes que encontrar la que se adapte mejor a tu estilo de vida o gusto personal.

Puedes:

  • Traer una libreta siempre contigo.
  • Guardar tus tickets y anotarlo todo al final del día.
  • Contar tu dinero antes de salir y al regresar a casa anotar cuánto gastaste.
  • Traer una hoja de excel en el teléfono.
  • Usar las notas del celular
  • Bajar una app.

Mi técnica

Yo personalmente uso una app en el celular porque se me hace muy práctico.

El teléfono es algo que traigo siempre, así que en cuanto pago algo lo tengo al alcance para anotar antes de que se me olvide.

Encontrarás mil aplicaciones para escoger, aunque las funciones casi siempre son las mismas.

Algunas son muy completas pero de pago, y las gratuitas son poco personalizables.

Prueba varias hasta que encuentres la que más te acomode.

Yo te recomiendo las apps gratuitas que yo prefiero.

Las mejores apps gratuitas para registrar gastos e ingresos

Gastos diarios 2 para Android

Aunque es la única app que he probado con Android, no necesité buscar otra.

Es bastante personalizable: puedes editar y añadir categorías de gastos e ingresos.

Con los reportes por fecha puedes obtener un balance por distintos periodos de tiempo: semanal, quincenal, anual.

gastos diarios dos captura de pantalla

Y con la lista de movimientos tienes a la mano todas tus transacciones.

gastos diarios 2 app para registrar gastos

Me encanta la app, pero no está disponible para iOS.

Descarga Gastos Diarios 2 aquí.

Expense Tracker para iOS

Probé 4 apps antes de quedarme con esta.

No puedo personalizarla tanto como lo hacía con Gastos Diarios, pero usé sus categorías predefinidas para englobar mis compras.

screencap expense tracker

La opción de notas me permite escribir la subcategoría en la que quiero clasificar el gasto.

Así, en “gasolina” englobo lo que gasto en transporte público y los consumos de mi coche, a la vez.

app para registro de gastos expense tracker ejemplo de uso

A diferencia de otras apps que probé, no me pone un límite de transacciones diarias, por lo que puedo especificar cada gasto que hago.

ejemplos de gasolina con expense tracker

Si tuviera un límite de transacciones tendría que englobar categorías y al final no sabría si pago más por usar el transporte que por usar mi coche, por ejemplo.

Descarga Expense Tracker para iOS aquí.

Disclaimer

Aunque ambas aplicaciones traen una visualización automatizada de tu balance, son demasiado básicas para darte la información completa que necesitas para hacer un buen análisis.

balancc de ingresos con expense tracker de ios

Seguro que encontrarás una app de pago con muchas más categorías y opciones de personalización.

Si no es lo tuyo organizarte y te gusta traerlo todo en el teléfono, podrías considerar invertir en alguna.

Yo prefiero hacer mi balance a partir de los gastos que ya registré y ahora te muestro cómo lo hago.

Cómo hacer un balance de ingresos

Una vez completado tu registro de gastos e ingresos, tu balance ya está casi hecho.

Sólo tienes que:

  1. Sumar todos tus pagos por cada categoría
  2. Hacer la suma total
  3. Sumar tus ingresos aparte
  4. Restarle la suma total de gastos a la suma total de ingresos

Técnicas

Si utilizas la técnica de la libreta, sumar y restar manualmente puede ser un poco engorroso, pero si el lápiz y el papel son lo tuyo, adelante.

Si no, puedes vaciar las cantidades en un excel y que este haga las operaciones por ti.

Como tal, una app de balance no vas a encontrar, ya que está incluido en las de registro.

Mi técnica

Como te dije antes, yo hago un balance independiente del que me da la aplicación en automático.

Vacío cada fin de mes la información de mi app en una tabla de excel.

Las categorías que trae por defecto el Expense Tracker son grandes categorías en mi tabla y como subcategoría: el gasto específico.

El balance lo hago mensual, así que sumo manualmente las cantidades mientras voy rellenando mi tabla contra mi registro día por día.

Tengo configurado mi excel para que automáticamente haga sumas y promedios por mí, mientras completo los datos.

plantilla de excel registro de gastos

Por qué lo hago así

De esta manera, me vuelvo mucho más consciente de lo que gasto.

“Repaso” mis compras y con ello recuerdo qué hice ese día y mi situación en ese momento.

Con eso, analizo si ese gasto fue necesario, un imprevisto, una emergencia, si aproveché una oferta o si me hizo falta planificar esa compra.

Me doy una idea si el mes que sigue pinta para tener los mismos gastos y a partir de ahí hago mi presupuesto.

Con el promedio mensual que me arroja el excel lo comparo con el gasto del mes en curso y decido si destino más o menos dinero.

ejemplo balance y presupuesto

Descarga la plantilla

Como te prometí al principio, te comparto el mismo excel que yo uso para hacer mi balance.

Ya está configurado para que cuando tú rellenes los campos mensuales, haga suma, promedio y balance, en automático.

Las categorías están definidas para lo que yo acostumbro a gastar.

Si tú no tienes perro, de nada te servirá la categoría “croquetas” o “veterinario”. Edítala a tu gusto y adáptala a ti.

descarga plantilla de excel para registro de gastos gratis

Cómo está dividido

Te explico muy rápido las categorías.

Ingresos

Mi trabajo de oficina tiene su categoría, mientras los encargos freelance los divido en proyectos.

Repito clientes muy seguido, así que cada cliente recurrente tiene su categoría propia.

Los rendimientos son los intereses de las inversiones que reclamo.

Gastos

Al final verás dos apartados que son los que dedico especialmente a los desembolsos que hago para mi trabajo: comprar o rentar equipo, outsourcear personal, etc.

Y la parte del ahorro la divido por los proyectos para los que estoy ahorrando.

Conclusión

Si leíste hasta este punto es porque te interesa de verdad poner orden en tu vida financiera.

Me alegro.

Ya te di mis herramientas para lograrlo. De ti depende si pones manos a la obra.

Realizar un balance implica la construcción de un nuevo hábito, así que tendrás que poner esfuerzo en ello.

No te desanimes si se te olvida un día (o los que sean), continúa.

Al principio tu registro podrá no ser copia exacta de tus gastos reales pero una vez que hayas dominado esto podrás disfrutar de los beneficios.

¿Te interesa que te enseñe cómo implementar estrategias de venta a partir del balance?

¿Crees que le faltó información al tutorial?

Cuéntame en los comentarios.

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